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管理规定

科学研究平台服务质量内部控制暂行办法

发布者:中国科学院生物物理研究所蛋白质科学研究平台 时间:2016年09月06日


为完善科学研究平台运行管理和服务质量控制,根据《生物物理研究所科学研究平台管理办法》(科生发科字〔2012〕47号),制订本暂行办法(简称办法)。 

1.办法适用范围 
办法包括科学研究平台(简称平台)组织与运行管理、人员管理、仪器设备以及耗材的采购和使用管理、技术服务和收费管理。 
本暂行办法适用于平台各专业技术实验室。平台委托管理的各开放实验室可以参照执行。 

2. 组织与运行管理 
平台内部施行以专业委员会为指导、以专业技术实验室为基本组织单元的组织和运行管理机制。 
2.1平台管理委员会 
平台管理委员会是研究所学术委员会的下设单元,负责平台建设和运行的综合指导和评议。主要职责包括:平台总体建设规划的咨询和论证;科研装备建设规划、年度工作计划、年度预决算等上报材料的审核把关;平台技术支撑队伍建设等。 
2.2 用户专家委员会 
各专业技术实验室分别成立“用户专家委员会”(简称专家委员会),专家委员会成员从各自技术领域的主要用户研究组组长中遴选,不少于5人,并且应根据研究组变化和人员流动情况及时进行动态增补。各专业技术实验室推荐专家委员会成员名单,由平台办公室汇总并讨论确定后报所务会备案,委员由平台聘用。 
专家委员会参与各专业技术实验室的决策管理,包括设备采购维修、用户重要科研任务机时保障和机时分配、技术服务质量监督、实验室和职工绩效考核,以及优秀职工、优秀用户的遴选。 
2.3 平台主任委员会 
平台主任委员会由主管平台的副所长、平台正副主任和各专业技术实验室主任组成,是平台日常运行管理的议事和决策组织。平台主任委员会执行季度例会制度,并且根据平台运行情况可以随时召开会议,会议由平台办公室负责组织。 

3、人员管理 
3.1考勤 
平台是研究所的公共技术支撑部门,应严格执行研究所考勤纪律。各专业技术实验室参照研究所职工考勤要求,根据相关岗位工作性质,设立相应的职工考勤制度。平台统一为各专业技术实验室配装指纹考勤机,职工上下班和加班需指纹打卡,外出开会、办事或看病等必须提前向专业技术实验室主任请假;设立员工在岗状态提示板,职工在工作时间内离开实验室时,需在提示板上说明所去地点、所需时间以及联系方式等内容,以方便用户及时联系。职工考勤情况作为年度绩效考核的重要依据。 
3.2考核与奖励 
平台施行用户参与为主的分级考核。平台主任、各专业技术实验室主任由研究所组织考核,办公室成员和各专业技术实验室职工由平台主任和各实验室主任分别组织考核。考核委员会主要包括用户专家委员会成员和所内外相关学科方向的用户代表,考核委员会成员不少于11人。 
为了鼓励平台职工在技术服务、重大科技产出的技术支持、技术创新等方面的突出贡献,设立 “突出贡献奖”。具体奖项数量和奖励额度由平台主任委员会决定并列入年度预算。奖项评定由各专业技术实验室主任结合考核结果提议,报平台主任委员会集体投票确定。 

4. 仪器设备以及耗材的采购和使用管理 
4.1 中小型仪器采购 
随着平台建设发展和运行服务内容的增加,需要配套的中小型仪器设备(单台套价格在50万元以下,包括独立或配套使用的分析软件)采购需求也随之增加。各专业技术实验室应在制订年度预算过程中提出购置计划,明确购置需求和资金来源,在征得用户专家委员会同意后上报平台办公室,平台办公室汇总后上报研究所仪器设备管理委员会审核批准后列入年度预算,待研究所完成预算批复后,根据批复情况进行购置,购置过程严格遵循研究所科研装备购置办法,未经研究所批复的不得购置。 
4.2 应急情况下的仪器设备采购 
各专业技术实验室在服务过程中发生中小型仪器设备出现故障且无法修复,严重影响服务的情况,需要启动仪器设备应急购置机制。出现这种情况时,各专业技术实验室主任根据具体情况,在征得用户专家委员会同意的情况下向平台办公室提交“仪器设备应急购置报告”,详细列出购置原因、购置仪器设备名称型号,所需费用及经费来源。平台办公室签署意见并报主管所领导批准后,根据研究所仪器设备采购流程进行购置。应急购置的仪器设备应纳入次年度的预算,原则上购置经费列入相应专业技术实验室的年度支出。 
4.3 大宗试剂耗材的入库/出库管理 
各专业技术实验室根据具体运行情况确定大宗试剂耗材的界定标准并且建立相应的入库/出库管理办法,对大宗试剂耗材采购后的使用过程进行监管,明确管理责任人,报平台办公室备案。大宗试剂耗材的领用使用过程要有文字记录,包括领用使用人、领用使用数量、领用使用日期、自然损耗等。领用使用记录按年度分卷并交平台办公室保存管理。 

5. 技术服务和收费管理 
5.1 仪器设备的使用预约 
平台管理的仪器设备,每一次使用(包括保养、维修、仪器功能开发、实验方法学研究等)都必须留有记录,可以上网(中科院仪器设备共享管理系统)预约的仪器设备必须实行网上预约使用,安装了智能卡用户身份识别系统(刷卡系统)的仪器必须刷卡使用。仪器管理员必须真实填写或者监督用户真实填写仪器设备使用记录,确保数据的真实性。 
5.2 仪器设备使用收费 
仪器管理员有责任根据用户使用仪器设备的实际情况严格按照收费标准计算收取费用。用户对实验结果有异议而拒绝付款的,管理员需要提请专业实验室主任进行判定。 
凡确属仪器状态或平台操作人员原因导致实验过程有瑕疵并影响实验/测试结果的,应免除费用并及时免费为用户重新安排实验/测试;凡属用户自行制样送样,且仪器设备和实验过程并无瑕疵的,用户需要按照标准及时缴费;凡属仪器管理员对于用户送样样品认定不符合实验/测试要求,而用户坚持要求进行实验/测试的情况,用户需要填写特殊样品实验/测试单,附上仪器管理员的意见和建议,并请用户所在研究组组长签字同意后方可进行实验/测试并按照标准收取机时费。 
平台不实行机时费折扣。对于使用平台技术服务产出重大科研成果,并体现出平台支撑作用的用户,平台提请研究所给予“优秀应用成果奖”,具体奖项数量和奖励形式由各专业技术实验室主任会商用户专家委员会后确提交平台办公室,经平台主任委员会审议后提交所务会审定后发放。 
5.3 平台职工使用仪器设备的收费 
凡平台职工执行科研项目、科研装备研制项目、仪器设备功能开发与技术创新项目以及其他项目需求,需要使用平台仪器设备的,需要按照平台预约使用办法以及平台收费标准缴纳机时费和耗材费用,同时必须保证服务对象优先使用仪器设备。 
在未获得相应项目经费支持的情况下,平台职工使用平台仪器设备从事技术创新和实验方法学研究的,可以给予相应机时费减免,但是需要在事前向“用户专家委员会”提交使用申请,获得批准后在平台办公室备案,方可按照批复时间和正常仪器预约程序预约使用,同时必须保证服务对象优先使用仪器设备。 
5.4 用户机时费的预存 
平台各专业技术实验室和平台办公室原则上不再收取用户机时费预存款项,特殊情况(包括用户承担的科研项目指定平台完成分析测试任务、因平台结算时间与用户承担的科研项目结算时间不吻合等)需要用户就预存款项的原因和预存额度提交书面申请报主管部门和主管所领导签批同意,签署《平台机时费预存款使用协议》,明确款项使用时间周期,存入平台专用帐号并且严格按照使用协议内容使用。 

6.附则 
本暂行办法发布后开始实施,由科学研究平台办公室负责解释。 


2014年10月 23 日 
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